French Employers: Only Three Months Left to Set Up a Single Database | Base de données unique : plus que trois mois pour la mettre en place!

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French law requires companies with 300 or more employees to set up a single database for economic and employment information by no later than 14 June 2014.

The French Job Security Act of 14 June 2013, which codified the national multi-industry agreement (Accord National Interprofessionnel [ANI]) of 11 January 2013, requires the creation of a single database that groups all information that employers must provide prior to a consultation to allow the Works Council to issue an opinion. This information must be concise and in writing. The Job Security Act specifies what information is required and its mode of transmission.

The single database must contain information and reports regularly communicated to the Works Council in print or electronic form. Moreover, the database’s aim is to give staff representatives all the information they need on the strategic orientation of the company and the consequences for a new compulsory annual consultancy procedure introduced by the legislature.

The single database must be updated regularly, at least as often as provided for in the French Labour Code. Updating the database constitutes notifying members of the Works Council of the information contained in the said reports, provided the following:

  • The information is updated regularly
  • The employer makes analytical or explanatory information available to members of the Works Council when it is required by the French Labour Code (R. 2323-1-9)

In normal conditions, the single database will contain information for the current year and the two previous years and will incorporate the outlook for the next three years. However, for 2014, companies with 300 or more employees are not required to provide information for the two previous years.

The database must be set up at the company level but a group agreement may provide for the creation of a database at the group level.

Even if the content is expanded by an industrywide or companywide agreement, the minimum information to include in the database has been specified by a decree dated 27 December 2013:

Investments

  • Employment investment
    • Change in headcount by contract type, age, or seniority
    • Change in employment categories
    • Gender equality and action taken
    • Change in employment of disabled persons and action taken
    • Change in number of internships
    • Vocational training: investment in training and target audience
    • Working conditions: working time, including part-time and work-time organization; exposure to risks and arduous work factors; accidents at work; occupational diseases; absenteeism; and security-related expenditures
  • Tangible and intangible investment
    • Change in net assets and any depreciations (fixed assets, R&D expenditures, if applicable)
  • For companies subject to provisions of the fifth subparagraph of article L. 225-102-1 of the French Commercial Code, environmental information presented in application of this subparagraph and mentioned in section 2 of I of article R. 225-105-1 of the same code

Equity Capital, Indebtedness, and Taxes

  • Company’s equity
  • Borrowings and financial debts, including maturities and financial charges
  • Taxes and charges

Remuneration of Employees and Managers

  • Remuneration trends
    • Personnel expenses, including social security contributions, salary changes by category and gender, and minimum basic salary and average salary by gender and professional category
    • For companies subject to provisions of article L. 225-115 of the French Commercial Code, the global amount of remunerations referred to earlier in this article, i.e., the overall total certified as accurate by the statutory auditors, remuneration paid to either 10 or five of the companies’ highest-paid employees (depending on whether the headcount exceeds 200)
  • Employees’ savings plans: incentive schemes and profit sharing
  • Incidental remuneration: bonuses by gender and category, fringe benefits, benefit plans, and supplementary pensions
  • Remunerations of corporate officers as presented in the management report in application of the first three subparagraphs of article L. 225-102-1 of the French Commercial Code, for the companies required to provide the report referred to in article L. 225-102 of the same code

Social and Cultural Activities

  • Amount of contribution to social and cultural activities by the Works Council
  • Expenditures directly incurred by the company
  • Sponsorships

Financial Remuneration Not Included in “Equity Capital, Indebtedness, and Taxes”

  • Remuneration of shareholders (distributed income)
  • Remuneration of employee shareholding (amount of shares held in employee savings plan, share in capital, and dividends received)

Financial Flows to the Company

  • State aid
  • Tax cuts
  • Exemptions and reductions in social security contributions
  • Tax credits
  • Sponsorships

Subcontracting

  • Subcontractors used by the company
  • Subcontracting carried out by the company

For Companies Belonging to a Group, Commercial and Financial Transfers Between Group Entities

  • Transfers of capital such as appears in individual accounts of the group’s companies when they have a material significance
  • Sales, mergers, and acquisitions

The Sensitive Issue of Confidentiality

The single database is permanently available to the employer and authorised personnel, in addition to the members of the Works Council or, if no Works Council, to staff representatives. It is also permanently available to members of the Committee for Hygiene, Safety and Working Conditions, including substitutes and union representatives (L. 2323-7-2).

Article L. 2325-5 al 4 of the French Labour Code specifies that any information contained in the single database that is confidential must be presented as such by the employer, and the duration of the confidentiality must be specified. Pursuant to case law from the Cour de Cassation (French Supreme Court), employers should justify the inherently confidential nature of the relevant information and also demonstrate the prejudicial nature of its disclosure. In other words, the judges interpret the confidentiality obligation as an infringement of the personnel representatives’ right to information that flows from their constitutional right to participate in the company.

This issue could result in disputes except for with those who establish “a culture of trust”, as was hoped by the drafters of the ANI.


La loi prévoit la création obligatoire par l’employeur d’une base de données unique à caractère économique et social au plus tard le 14 juin 2014 pour les entreprises de 300 salariés et plus.

La loi de sécurisation de l’emploi du 14 juin 2013 qui a codifié l’ANI du 11 janvier 2013 a crée le principe d’une base de données unique (BDU) regroupant l’ensemble des informations que l’employeur doit remettre au comité d’entreprise, préalablement à toute consultation et pour permettre au comité de formuler un avis éclairé. Ces informations doivent être précises et écrites. La loi de sécurisation de l’emploi a étendu le contenu obligatoire de ces informations et modifié leur support de transmission.

Ainsi, la BDU devra comporter les informations et rapports transmis de manière récurrente au comité d’entreprise sous forme papier ou informatique. En outre, la BDU a pour vocation de constituer le support privilégié des informations nécessaires à la consultation annuelle du comité d’entreprise sur les orientations stratégiques de l’entreprise et leurs conséquences nouvellement instituée par le législateur.

La BDU devra être régulièrement mise à jour, au moins dans le respect des périodicités prévues par le code du travail. La mise à disposition actualisée de données vaut communication aux membres du comité d’entreprise des informations contenues dans lesdits rapports dès lors que :

  • les éléments sont régulièrement mis à jour ;
  • l’employeur met à la disposition des membres du comité d’entreprise des éléments d’analyse ou d’explication lorsqu’ils sont prévus par le code du travail (R. 2323-1-9).

En régime de croisière, les informations contenues dans la BDU porteront sur l’année en cours, sur les deux années précédentes et telles qu’elles peuvent être envisagées sur les 3 années suivantes. Cependant au titre de l’année 2014 pour les entreprises de 300 salariés et plus, les entreprises ne sont pas tenues d’intégrer les informations relatives aux deux années précédentes.

Enfin, il convient de rappeler que la BDU doit être mise en place au niveau de l’entreprise mais un accord de groupe peut prévoir l’existence d’une BDU au niveau du groupe.

Même si un accord collectif peut enrichir le contenu de la BDU, le socle minimal des informations à inclure dans la BDU a été précisé par un décret du 27 décembre 2013.

Investissements

  • 1° Investissement social :
    • évolution des effectifs par type de contrat, par âge, par ancienneté,
    • évolution des emplois par catégorie professionnelle,
    • situation en matière d’égalité professionnelle entre les femmes et les hommes et mesures prises en ce sens,
    • évolution de l’emploi des personnes handicapées et mesures prises pour le développer,
    • évolution du nombre de stagiaires,
    • formation professionnelle : investissements en formation, publics concernés,
    • conditions de travail : durée du travail dont travail à temps partiel et aménagement du temps de travail, exposition aux risques et aux facteurs de pénibilité, accidents du travail, maladies professionnelles, absentéisme, dépenses en matière de sécurité ;
  • 2° Investissement matériel et immatériel :
    • évolution des actifs nets d’amortissement et de dépréciations éventuelles (immobilisations),
    • le cas échéant, dépenses de recherche et développement ;
  • 3° Pour les entreprises soumises aux dispositions du cinquième alinéa de l’article L. 225-102-1 du Code de commerce, informations environnementales présentées en application de cet alinéa et mentionnées au 2° du I de l’article R. 225-105-1 de ce code.

Fonds propres, endettement et impôts

  • 1° Capitaux propres de l’entreprise ;
  • 2° Emprunts et dettes financières dont échéances et charges financières ;
  • 3° Impôts et taxes.

Rémunération des salariés et dirigeants, dans l’ensemble de leurs éléments

  • 1° Évolution des rémunérations salariales :
    • frais de personnel y compris cotisations sociales, évolutions salariales par catégorie et par sexe, salaire de base minimum, salaire moyen ou médian, par sexe et par catégorie professionnelle,
    • pour les entreprises soumises aux dispositions de l’article L. 225-115 du Code de commerce, montant global des rémunérations mentionnées au 4° de cet article, soit le montant global, certifié exact par les commissaires aux comptes, des rémunérations versées aux personnes les mieux rémunérées, le nombre de ces personnes étant de dix ou de cinq selon que l’effectif du personnel excède ou non 200 salariés ;
  • 2° Épargne salariale : intéressement, participation ;
  • 3° Rémunérations accessoires : primes par sexe et par catégorie professionnelle, avantages en nature, régimes de prévoyance et de retraite complémentaire ;
  • 4° Rémunérations des dirigeants mandataires sociaux telles que présentées dans le rapport de gestion en application des trois premiers alinéas de l’article L. 225-102-1 du Code de commerce, pour les entreprises soumises à l’obligation de présenter le rapport visé à l’article L. 225-102 du même code.

Activités sociales et culturelles

  • 1° Montant de la contribution aux activités sociales et culturelles du comité d’entreprise ;
  • 2° Dépenses directement supportées par l’entreprise ;
  • 3° Mécénat.

Rémunération des financeurs, en dehors des éléments mentionnés à la rubrique « Fonds propres, endettement et impôt »

  • 1° Rémunération des actionnaires (revenus distribués) ;
  • 2° Rémunération de l’actionnariat salarié (montant des actions détenues dans le cadre de l’épargne salariale, part dans le capital, dividendes reçus).

Flux financiers à destination de l’entreprise

  • 1° Aides publiques ;
  • 2° Réductions d’impôts ;
  • 3° Exonérations et réductions de cotisations sociales ;
  • 4° Crédits d’impôts ;
  • 5° Mécénat.

Sous-traitance

  • 1° Sous-traitance utilisée par l’entreprise ;
  • 2° Sous-traitance réalisée par l’entreprise.

Pour les entreprises appartenant à un groupe, transferts commerciaux et financiers entre les entités du groupe

  • 1° Transferts de capitaux tels qu’ils figurent dans les comptes individuels des sociétés du groupe lorsqu’ils présentent une importance significative ;
  • 2° Cessions, fusions et acquisitions réalisées.

La délicate question de la confidentialité

La BDU est à la disposition permanente, outre l’employeur et ses collaborateurs autorisés, des membres du comité d’entreprise ou à défaut des délégués du personnel, des membres du CHSCT sans qu’il y ait de restriction entre les membres titulaires et suppléants ainsi que les délégués syndicaux (L. 2323-7-2).

Le législateur reprenant les termes de l’article L. 2325-5 al 4 du code du travail précise que les informations contenues dans la BDU qui revêtent un caractère confidentiel doivent être présentées comme telles par l’employeur qui indique en outre la durée du caractère confidentiel. En vertu de la jurisprudence de la Cour de Cassation, il est à prévoir que l’employeur devra justifier le caractère intrinsèquement confidentiel des informations concernées mais encore devra démontrer le caractère préjudiciable de leur diffusion. En d’autres termes, les juges interprètent l’obligation de confidentialité comme une atteinte au droit à l’information des représentants du personnel lequel découle de leur droit constitutionnel à participation à la vie de l’entreprise.

Cette question risque de donner lieu à des contentieux sauf à ce que s’instaure, comme souhaité par les rédacteurs de l’ANI « une culture de la confiance ».

Topics:  Compliance, Data Protection, EU

Published In: International Trade Updates, Labor & Employment Updates, Science, Computers & Technology Updates

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